Usein me vapaaehtoiset työskentelemme toimessamme resurssien ja ajan haasteiden kanssa. Resursseja harvoin on kaikkia mitä toiveissa olisi etukäteen ja aikaa useimmiten tilanteen kiireyden tunteeseen verrattuna aivan liian vähän. Rentoutumiselle ja stressin poistolle toki on aikansa, mutta se on harvoin kesken tehtävän.
Kiireestä huolimatta tietyntasoinen dokumentaatio on poliisille tärkeää jos tehtävä ei pääty onnellisesti. Etsittyjen alueiden, toimintaraporttien, kuvailujen ja toimintapäiväkirjan luovuttaminen poliisille jokaisen tehtävän jälkeen on arkipäivää, mutta olemmeko pysähtyneet koskaan miettimään mitä tuottamallemme dokumentaatiolla voi oikeasti tehdä? Käydään tässä artikkelissa hieman läpi erilaista- ja tasoista dokumentaatiota, jota poliisille tuotetaan ja mihin siitä on! Aina on mukavampi tehdä jotain, kun se on perusteltua ja tarpeellista.
Mitä teen dokumentaatiolle tehtävän jälkeen?
Tärkeää olisi muistaa luovuttaa kaikki tehtävää koskettava dokumentaatio ensitilassa kun se on mahdollista. Kaikki paperit ja kuvat yms luovutetaan siis johtopaikalle. Kaikki kopiot, kuvat pilvipalveluista asti tulee poistaa tehtävän päätyttyä.
Toimintaryhmän tuottama dokumentaatio
Toimintaryhmät tuottavat dokumentaatiota vähintään yhtä paljon kuin johtopaikkakin. Nimittäin jokainen suoritettu etsintäalue, tai jopa ne mitä ei suoriteta, löydöt ja kuvaukset tehdystä alueesta ovat erittäin tärkeitä tulkitsemaan alueen läpikäyntiä jälkikäteen.
Ensimmäisenä tietysti on se mahdollinen toimintakartta. ”Ottakaa mukaan ja merkitkää karttaan”, tai ainakin tallennatte 112 sovellesta löydölle koordinaatit. Sellainenkin löytö, joka ei alkuun vaikuta tapaukseen liittyvältä tai merkittävältä voi tulla merkittäväksi. Karttaan päivitetään löydöt johdon ohjeistuksen mukaan ja merkityksettömätkin asiat kannattaa siihen tehtäväkarttaan tallentaa johtopaikkaa varten. Toimintaryhmän etenemisjärjestys, aikaleimat koska mitä on tapahtunut ja mielenkiintoiset asiat kannattaa paikantaa kartalle.
Toisena tulee sitten tehtäväalueen jälkeen tehtävä Etsintäraportti (lomake 18, vapepa.fi ekstranet aineistopankki). Tähän raporttiin kirjataan partion kokemuksia maastosta, tehokkuudesta ja läpikäynnin tarkkuudesta. Se myös allekirjoitetaan. Dokumentilla on tarkoitus kartoittaa sillä hetkellä toiminta-alueella ollutta olosuhdetta ja mitä siellä maastossa oikeasti tapahtui.
Kolmas tärkeä asia on tietysti se itse toimintaryhmän kortti, jossa kaikkien toimintaryhmän henkilöiden yhteystiedot tallennetaan.
Kun nämä kolme dokumenttia (kartta, etsintäraportti ja toimintaryhmän kortti) tallennetaan nippuna johtopaikalle ja luovutetaan poliisille, on jälkitutkimus alueesta helpohkoa verrattuna siihen jos näitä ei olisi!
Johtopaikan tuottama dokumentaatio
Johtopaikka luovuttaa käytännössä kaiken dokumentaation poliisille. Tärkeysjärjestyksessä (kirjoittajan mielestä) ne ovat:
- Suoritettujen tehtävien koontikartta, jossa löydökset ja etenemä näkyvillä
- Toimintapäiväkirja, eli lokikirja kaikesta tapahtuneesta
- Viestipäiväkirja, voi olla yhdistetty myös edelliseen
- Tehtäväkarttojen kopiot (kaikki lohkot piirrettynä)
- Suoritettyjen tehtävien toimintaryhmäkortit, kartat ja etsintäraportit
- Etsinnän kirjautujaluettelot, ketä on ollut tehtävällä mukana
- Kuvaukset löydöistä ja muut tarkennetut raportit
- Muu dokumentaatio
Näiden lisäksi tehtäväkohtaisia dokumentteja voi olla vaikka kuinka paljon. Dokumentaation luovuttaminen poliisille, sähköisiä kuvia myöten pitää tapahtua välittömästi tehtävän jälkeen. Joskus voi käydä niin, ettei poliisi halua dokumentaatiota onnellisesti päättyneestä tehtävästä. Tällöin on Vapepa-johtajan vastuulla hävittää dokumentaatio asianmukaisesti.
Koontikartasta pitää suoritetut tehtävät ja tehdyt löydöt näkyä yksiselitteisesti ja selkeästi. Tehtävätunnusten tai ”koodauksen” pitää vastata toimintaryhmille annettua materiaalia, jotta kohdentaminen on helppoa.
Tähän voi esimerkin pyytää kirjoittajalta ”Karttamerkinnät tehtävällä – harmonisoitu karttastandardi”, jos asiaan haluaa tutustua. Ladattavissa suoraan täältä.
Toimintapäiväkirjaan kirjataan kaikki tietoon tulleet tapahtumat. Riippuen lomakkeesta ja pohjasta, voi siihen olla suoraan liitettynä myös viestipäiväkirja.
Toimintapäiväkirjan ja viestipäiväkirjan kirjaaminen ovat taitolajeja, näitä kannattaa harjoitella jo hyvissä ajoin ennen johtopaikan perustamista.
Muut dokumentit listassa ovat melko itsestään selviä. Tampereen paikallistoimikunnan ja Luoteis-Pirkanmaan toimikunnan yhteystyönä on tulossa talvelle 2023-24 webinaarien sarja, jossa käydään läpi johtopaikan työskentelyä ja dokumentaatiota.
Miksi tällä on merkitystä?
Jos tehtävä ei pääty onnellisena, vaan ”tuloksettomana”, niin poliisi avaa tehtävästä tutkinnan henkilön löytämiseksi. Kun poliisi tekee työtään voi pienimmästäkin vihjeestä olla paljon hyötyä kadonneen matkaa selvitellessä.
Kirjoittaja ainakin henkilökohtaisesti toivoo jokaisen suorittavan tehtävänsä siten, että jälkikäteen ei harmita ja kaikki mahdollinen ja tarpeellinen on tehty. Sitten voikin rauhoittua nuotion äärelle ja aloittaa sen rentoutumisen tehtävän jälkeen. Avovaimon kulloisestakin mielentilasta sitten on se kiinni, että onnistuuko se.
